Sommerferien står for døren. For noen er den allerede godt i gang. Det er en tid mange forbinder med avslapning, is i solen og kvalitetstid med familie og venner. Men på arbeidsplassen – som man midlertidig har forlatt – er det ikke nødvendigvis feriestemningen som preger hverdagen.
Selv om tempoet i organisasjonen gjerne er lavere, er det ikke nødvendigvis enkelt å opprettholde det høye servicenivået når bemanningen er redusert. Mange vil til og med mene at sommerferien er en av de mest krevende periodene i året når det gjelder intern oppgavestyring og ressursbelastning. Det gjelder også i økonomiavdelingen.
Hvem overtar for hvem? Hvilke oppgaver er høyest prioritert? Og hva kan vente til etter ferien? Dette er bare noen av spørsmålene dere sannsynligvis har måttet forholde dere til.
En av oppgavene som raskt kan skape flaskehalser, er håndtering av leverandørfakturaer.
Det mottas riktignok færre fakturaer i sommerferien, ettersom aktiviteten i mange virksomheter går litt tregere. Men de fakturaene som faktisk kommer, må fortsatt behandles.
Og det kan være en tidkrevende oppgave – av flere grunner. Kanskje mengden fakturaer likevel er større enn forventet. Kanskje medarbeideren som har overtatt ansvaret, ikke er vant til å jobbe med fakturaer til daglig. Eller kanskje fakturaene inneholder feil og mangler som gjør at vedkommende må bruke tid på å finne ut hva som er rett og galt.
Sistnevnte er nærmest garantert. Vi har kjørt millioner av fakturaer gjennom løsningen vår, InvoiceFirewall, og basert på den dataen vet vi at opptil 40 % av alle leverandørfakturaer inneholder større eller mindre feil og mangler.
Feil og mangler tar tid å rette. Og det krever tilgjengelighet. Og nettopp det er det ofte lite av i ferieperiodene.
Dette illustrerer hvorfor det kan lønne seg å få hjelp fra en automatisert kollega. En kollega som aldri tar ferie, aldri er syk – og som alltid er på jobb. Akkurat en slik kollega har vi utviklet i efacto. Vi kaller den InvoiceFirewall.
InvoiceFirewall er deres vern mot feilfylte og ufullstendige fakturaer. Den intelligente løsningen automatiserer kontrollen av innkommende fakturaer før de når ERP- eller arbeidsflytsystemet deres.
Hvis mulig, retter InvoiceFirewall feil og mangler automatisk. Hvis ikke, sendes fakturaen tilbake til leverandøren med tydelig veiledning om hva som mangler. Resultatet? Feil og mangler blir enten løst – eller oppdaget – før fakturaen når deres interne systemer. Det betyr mindre manuelt arbeid, høyere datakvalitet, mindre press på de ansatte og færre flaskehalser. En klar fordel i sommerperioder med lavere bemanning.
Selv om InvoiceFirewall er en sterk støtte i pressede perioder som sommerferie eller sykdom, er det ikke kun da løsningen gjør en forskjell. InvoiceFirewall gir verdi hver eneste dag.
Løsningen er en viktig del av en moderne og automatisert økonomifunksjon. Den gir bedre oversikt, høyere effektivitet og frigjør tid – slik at dere kan fokusere på det som faktisk skaper verdi for virksomheten.
Med ønske om en riktig god sommer!
Se her hvordan InvoiceFirewall kan gjøre håndteringen av leverandørfakturaer mer effektiv.
Forfatter