Falske fakturaer: Slik beskytter du bedriften din mot fakturasvindel

Phishing, spoofing, ransomware, malware, DDoS-angrep, direktørsvindel, fakturasvindel og mer—listen over cybertrusler er lang og stadig voksende. Bedrifter utsettes for angrep daglig, og økonomiavdelingen er ofte i skuddlinjen.

Vårt ekspertområde er fakturabehandling i økonomifunksjonen. Dessverre møter vi ofte forsøk på fakturasvindel. Denne typen økonomisk kriminalitet er et foretrukket våpen blant svindlere. Ifølge en rapport fra PwC har 41 % av bedrifter globalt opplevd økonomisk kriminalitet det siste året. Dette understreker alvoret i trusselen og behovet for effektive mottiltak.

Mange antar at betalingsinformasjonen på en faktura alltid er korrekt. Men det er ikke alltid tilfelle. Og det er ikke alltid lett å oppdage falske fakturaer i tide. I dette innlegget går jeg gjennom viktige forsvarsmekanismer og praktiske løsninger.

 

Hva er fakturasvindel?

 

Fakturasvindel er en form for økonomisk kriminalitet der svindlere sender falske fakturaer til bedrifter i håp om at de blir betalt. Disse svindlene involverer ofte små beløp som kan gli gjennom systemet ubemerket. I noen tilfeller utgir svindlere seg for å være leverandører og informerer bedrifter om at bankkontodetaljene deres har endret seg, og ber dem om å betale til en ny, falsk konto.

Både store og små bedrifter er sårbare. Store selskaper mottar et høyt volum fakturaer, noe som gjør det lettere for falske fakturaer å gå under radaren. Små og mellomstore bedrifter er også utsatt, da de ofte mangler teknologi eller ressurser til å undersøke hver enkelt faktura grundig.

Svindlere er dyktige og kreative, noe som gjør det vanskelig å oppdage en falsk faktura—spesielt i en travel arbeidshverdag. La oss se nærmere på noen klassiske svindelmetoder:

 

Hvordan oppdage en falsk faktura

 

Som nevnt kan det være vanskelig å identifisere falske fakturaer, men det finnes faresignaler å se etter. Hvis du oppdager noen av følgende, bør du være ekstra oppmerksom:

• Uvanlig kort betalingsfrist
  En kort betalingsfrist er sjelden et godt tegn. Svindlere bruker ofte korte frister for å presse mottakeren til rask betaling. For å unngå purregebyrer kan ansatte skynde seg med godkjenningen uten å dobbeltsjekke—spesielt hvis beløpet er relativt lavt. 
• Endringer i bankinformasjon
  Hvis bankinformasjonen på en faktura plutselig endrer seg, er det et stort varselsignal. Kontonummer, banknavn og andre detaljer bør samsvare med tidligere fakturaer. Hvis ikke, må betalingen stoppes til opplysningene er bekreftet direkte med leverandøren. 
• E-post om oppdaterte bankdetaljer
  I denne typen svindel utgir svindlere seg for å være en leverandør og ber om at fremtidige betalinger sendes til en ny bankkonto—som de kontrollerer. Disse e-postene kan virke svært troverdige, noe som gjør dem til et av svindlernes mest effektive verktøy. Sjekk alltid e-poster for tegn på phishing og bekreft endringer med leverandøren gjennom andre kommunikasjonskanaler.

 

Tre viktige forsvarsmekanismer mot fakturasvindel

 

Bedriften din kan bli utsatt for fakturasvindel. Heldigvis finnes det forsvarsmekanismer du kan implementere for å beskytte deg:

1. Opplær de ansatte
   Sørg for at medarbeiderne dine kjenner faresignalene nevnt ovenfor. Regelmessig opplæring og oppdateringer om nye svindelmetoder vil forbedre deres evne til å identifisere og rapportere mistenkelige fakturaer. 
2. Etabler interne godkjenningsprosesser
   Innfør prosedyrer som krever at minst to personer gjennomgår og godkjenner en faktura før betaling. Å involvere eksterne godkjennere kan ytterligere styrke sikkerheten og øke sannsynligheten for å oppdage svindel. 
3. Nøye validering av fakturaer
   Gå gjennom hver faktura for faresignaler, som korte betalingsfrister eller endringer i bankinformasjon. Hvis noen leverandørdetaljer har endret seg og du er usikker, bekreft dem direkte med leverandøren. Valideringen kan gjøres manuelt eller automatisert—mer om det senere.

Husk å være ekstra årvåken i travle perioder, som høytider, månedsslutt og årsslutt, da svindlere ofte er mer aktive i disse periodene.

 

Når kontrollrutinene svikter

 

Mange bedrifter har blitt ofre for fakturasvindel. Her er to (danske) eksempler:

Intern svindel: Fakturasvindel kan også skje internt i bedriften. I ett tilfelle opprettet en regnskapsmedarbeider falske fakturaer for å underslå penger og finansiere et spilleproblem. I stedet for å betale leverandørene gikk pengene til medarbeiderens private konto.

Betaling av en falsk faktura: Et byggefirma overførte 10 000 kroner til en bankkonto oppgitt på en faktura. Dessverre viste det seg å være en falsk faktura, som lignet svært på de de vanligvis mottok fra sin leverandør—den eneste forskjellen var det endrede kontonummeret.

 

Hva du skal gjøre hvis du har blitt svindlet

 

Hvis du mistenker at virksomheten din har blitt utsatt for fakturasvindel, bør du handle umiddelbart:

Kontakt politiet og anmeld hendelsen slik at etterforskning kan settes i gang.

Informer banken din for å forsøke å stoppe betalingen dersom den ennå ikke er gjennomført, eller se om det er mulig å reversere transaksjonen.

 

En effektiv beskyttelse mot svindel

 

Mange virksomheter mottar store mengder fakturaer. Å manuelt kontrollere hver enkelt for tegn på svindel er tidkrevende. Det krever betydelig innsats å verifisere bankopplysninger, betalingsfrister og andre svindelindikatorer.

Hos efacto fokuserer vi på å automatisere valideringen av fakturaer. Vi mener at teknologi ikke bare beskytter mot svindel, men også optimaliserer arbeidsflyten og reduserer tiden som brukes på manuelle kontroller. Ved å automatisere fakturavalideringen kan økonomiavdelingen din bruke mer tid på verdiskapende oppgaver, samtidig som risikoen for feil minimeres.

Med over 25 års erfaring innen digital fakturahåndtering har vi utviklet solide forsvarsmekanismer mot fakturasvindel.

Vår løsning, InvoiceFirewall, kan settes opp til automatisk å oppdage endringer i betalingsinformasjon eller avvik i betalingsfrister. Hvis slike uoverensstemmelser oppdages, blir fakturaen flagget for manuell gjennomgang i kreditoravdelingen. Dette sikrer at medarbeiderne blir varslet om uregelmessigheter og kan ta nødvendige grep.

I tillegg kan fakturaer fra nye leverandører som ennå ikke er registrert i virksomhetens leverandørregister, stoppes for gjennomgang før de går videre i arbeidsflyten. Dette gir deg muligheten til å verifisere nye leverandører før betalingen godkjennes.

Dette er bare noen eksempler på kontrolltiltak mot svindel. Mulighetene med InvoiceFirewall er nærmest uendelige. Den store fordelen er at alle dine leverandørfakturaer vil inneholde den nødvendige informasjonen for smidig godkjenning og bokføring. Se hvordan løsningen vår fungerer her.

 

Mitt råd til deg: Forebygg fakturasvindel med teknologi og gode prosesser – så unngår du å bli enda et tall i statistikken.

 

 

---

 

Forfatter