Hva slags leverandørforhold ønsker du?
Store selskaper har ofte tusenvis av ulike leverandører. Å administrere et så stort antall leverandører krever effektiv kreditorstyring og samarbeid.
Alle virksomheter bør etterstrebe god og effektiv kreditorstyring, også de med færre leverandører.
Vi tilstreber et smidig og positivt samarbeid med våre leverandører.
Hvis du stiller spørsmålet i overskrifen til en ansatt i en regnskapsavdeling, vil du sannsynligvis få et svar som ligner på det ovenfor. Naturlig nok. Hvem vil ikke ha det?
Men hvordan oppnår du det? Selv om jeg ikke har et fasitsvar, har jeg brukt de siste 25 årene på å optimalisere og digitalisere bedrifters faktura prosesser på leverandørsiden. Jeg vil gjerne dele litt innsikt i hvordan du kan sikre smidig samarbeid med leverandørene dine angående leverandørfakturaer.
Hvorfor bruke tid på leverandørfakturaer?
De fleste ansatte i regnskapsavdelingen kan forholde seg til at håndtering av leverandørfakturaer ofte innebærer manuelt arbeid.
Inntil 40 % av alle innkommende leverandørfakturaer inneholder feil og mangler.
Vi vet dette fra alle de millioner av fakturaer som behandles av løsningen vår, InvoiceFirewall. Selv om det er irrelevant å diskutere den høye prosentandelen foreløpig, er det svært relevant å finne måter å forbedre fakturaprosessen på. Til syvende og sist vil dette forbedre samarbeidet mellom deg og leverandørene dine.
Ville det ikke vært fantastisk om faktura feil og mangler automatisk kunne identifiseres og korrigeres uten manuell inngripen?
La oss utforske hvordan dette er mulig senere. La oss først undersøke prosessen og hvorfor feil og utelatelser oppstår.
Hvorfor stille krav til leverandørene dine?
Store bedrifter stiller ofte spesifikke krav til hvordan de ønsker å motta fakturaer fra sine leverandører. Av flere grunner: for å sikre overholdelse av lovverk for å optimalisere interne prosesser, og for å automatisere mest mulig.
Optimalisering av håndteringen av leverandørfakturaer påvirker den daglige driften av regnskapsavdelingen betydelig. Våre data viser at å rette en enkel faktura feil tar i gjennomsnitt 3 minutter. Hvis du, som de fleste selskaper, håndterer tusenvis av fakturaer hver måned og opptil 40 % trenger korrigering, er det klart at dette er et betydelig tidsforbruk, som koster selskapet penger og ressurser.
Hvilke krav møter leverandører vanligvis?
Selskaper er forskjellige, så deres preferanser og krav til å motta fakturaer varierer. Vanlige krav til leverandører kan omfatte:
- Spesifikke referanser på fakturaen
- Referanser i spesielle faktura felt
- Fakturering av et spesifikt selskap i porteføljen
- Riktig selskapsnavn, spesielt etter fusjoner
- Rett adresse etter adresseendringer
- Riktig selskapsnummer tilsvarende selskapsnavn
- Spesifikke betalingsbetingelser for enkelte fakturaer – men ikke for alle
- Og mye mer
Hvorfor leverandører kan slite med å oppfylle kravene
Som alle selskaper er leverandørene forskjellige. De varierer i størrelse, regnskapssystemer og kapasitet til å håndtere krav.
Du er kanskje kjent med en situasjon der du ber en leverandør om å legge inn et innkjøpsordrenummer (PO-nummer) i et spesifikt felt på en e-faktura. Fra leverandørens regnskap perspektiv er det ikke alltid klart hvor disse dataene skal gå i systemet deres for å sikre at e-fakturaen plasserer dem i ønsket felt.
Kompleksiteten øker med antallet og intrikate fakturakrav. De fleste leverandører betjener mange kunder, noe som gjør det utfordrende å møte alle krav.
Leverandører inkluderer ofte nødvendige data i fakturaer. Det er imidlertid ikke alltid i de «riktige» feltene fra mottakerens perspektiv. Det er her manuelt arbeid vanligvis begynner for regnskapsføreren.
Bestem hva slags kunde du vil være for leverandørene dine
Jeg antar at du ønsker de mest effektive interne faktura prosesser. Derfor er det nødvendig å stille noen krav til informasjonen og formatet på leverandørfakturaene du mottar
Jeg antar også at du ønsker et best mulig samarbeid med dine leverandører, hvor begge parter opplever forholdet så ukomplisert som mulig, og minimerer tidsbruken på å løse faktura problemer. Jo mer effektivt begge parter kan jobbe, jo jevnere blir de interne prosessene.
Bedrifter som stiller store krav til sine leverandører kan komme i en svakere forhandlingsposisjon.
Det er avgjørende å vurdere hvordan man gjør det enkelt for leverandører å møte dine krav. Heldigvis finnes det verktøy og løsninger som automatiserer hele fakturaprosessen, og forbedrer samarbeidet.
Automatisering som hjelper både deg og leverandørene dinE
En slik løsning er vår egen InvoiceFirewall. Jeg vil ikke gå dypt inn i løsningen, men jeg vil forklare hvordan automatisering er mulig.
For at automatisering skal skje må leverandørfakturaer inneholde strukturerte og gyldige data. Som navnet tilsier, er InvoiceFirewall det første kontaktpunktet for innkommende leverandørfakturaer. Den sjekker automatisk om den kan utføre en datarensing, verifiserer tilstedeværelsen av nødvendige data og organiserer den i de riktige feltene i henhold til dine krav.
Noen ganger kan det mangle data på fakturaen. I slike tilfeller sender systemet automatisk en melding tilbake til leverandøren med en lenke for å enkelt oppdatere fakturaen med manglende data. Dette tar leverandøren 10 sekunder å korrigere, og forstyrrer regnskapsføreren minimalt hvis det er absolutt nødvendig. Denne prosessen er høyt verdsatt av leverandører.
Denne løsningen er langt mer effektiv enn at regnskapsteamet ditt ringer eller sender e-post til leverandører for å hente manglende data. Det er bortkastet tid for begge parter og kan håndteres mye mer intelligent.
Jeg håper du har blitt hos meg til slutten. Vi er nesten ferdige.
Så, kjære leser, hva slags samarbeid ønsker du med leverandørene dine?
Hos efacto har vi som mål å støtte kundene våre best mulig. Vi ønsker at de skal ha et best mulig samarbeid med sine leverandører. Derfor er vi glade for å legge til rette for automatisk datautveksling og rask kommunikasjon.
Husk at det er greit å stille krav til leverandørene dine. Dette er viktig i et tillitsbasert forhold. Det er imidlertid like viktig å gjøre det enkelt for leverandører å møte dine krav.
Jeg håper dette blogginnlegget har kastet lys over dette temaet.
Johan Bjørling,
Grunnlegger og administrerende direktør
Forfatter
Johan har skrevet blogginnlegget. Johan er en av efactos gründere og har jobbet med e-faktura i 25 år.
