EU har vedtatt en omfattende modernisering av det europeiske merverdiavgiftssystemet, som fundamentalt endrer kravene til grenseoverskridende handel. Momsreformen heter ViDA (VAT in the Digital Age). Hvis du tror at dette bare er enda et administrativt hinder, bør du lese videre her.
Med ViDA står vi overfor det største skiftet i det europeiske mva-systemet siden det indre markedets fødsel i 1993. Formålet er ambisiøst: å skape en effektiv digitalisering og å redusere det enorme mva-gapet. Hvert år forsvinner milliarder av euro i svindel og administrative feil (i 2020 var tallet 93 milliarder euro).
Hos efacto ser vi ikke bare på ViDA som en lovmessig nødvendighet. Det er en gyllen mulighet til å optimalisere bedriftens forretningsprosesser og fjerne mange manuelle arbeidsflyter knyttet til fakturahåndtering.
La oss ta en rask titt på fundamentet for ViDA. Direktiv 2014/55/EU fastla kravet om en felles europeisk standard for e-fakturering til offentlig sektor (B2G). Mange medlemsland valgte å implementere standarden via PEPPOL-nettverket, som allerede var etablert som infrastruktur for grenseoverskridende e-handel.
Mens 2014-direktivet fokuserte på offentlige innkjøp, er ViDA den langt mer omfattende videreutviklingen. Enkelt sagt tar ViDA erfaringene fra B2G og ruller dem ut i privat sektor (B2B). Vi beveger oss fra en verden der det var «godt å kunne sende en e-faktura», til en verden der det blir selve betingelsen for å drive forretning i EU.
For den enkelte bedrift betyr ViDA et endelig skifte fra manuelle PDF-fakturaer til obligatorisk, strukturert e-fakturering og rapportering i sanntid.
Digital rapportering i sanntid (DRR) blir obligatorisk for grenseoverskridende B2B-transaksjoner i EU. Dette betyr at fakturaer må utstedes som strukturerte e-fakturaer, og at transaksjonsdata må innrapporteres kort tid etter utstedelsen. Dette gjøres for å redusere mva-svindel ved å gi skattemyndighetene raskere og mer detaljert innsikt i grenseoverskridende handel.
I dag innrapporteres mva periodisk – månedlig, kvartalsvis eller halvårlig avhengig av bedriftens omsetning – noe som betyr at myndighetene først får innsikt i transaksjoner med en viss forsinkelse. Dette tidsgapet kan utnyttes til svindel, spesielt hvis kontrollmekanismene ikke er tilstrekkelige. Myndighetene får med andre ord et digitalt røntgensyn inn i transaksjonene deres. Dette øker kravene til datakvalitet og interne prosesser dersom man vil unngå feil, korreksjoner og økt kontroll.
I tillegg vil det bli én felles mva-registrering i EU, noe som betyr at bedrifter som selger til forbrukere i flere EU-land kan oppfylle mva-forpliktelsene sine ved å mva-registrere seg én gang, fremfor i hvert enkelt medlemsland.
Som en av de absolutte frontløperne i Europa har Polen allerede satt fart på transformasjonen som ViDA varsler for resten av medlemslandene. Her rulles det statlige e-faktureringssystemet KSeF (Krajowy System e-Faktur) ut, som gjør digital B2B-fakturering obligatorisk for alle bedrifter. Dette markerer et endelig farvel til PDF og papir til fordel for strukturerte XML-data, som valideres og registreres av myndighetene i sanntid.
Kravene rulles ut i 2026. Store bedrifter må være klare for elektronisk fakturering 1. februar, mens alle øvrige bedrifter følger etter 1. april. Polske myndigheter har gjort det første året sanksjonsfritt for å sikre en trygg overgang. Polens modell er en direkte forløper til kravene vi snart vil se i hele EU, og det understreker viktigheten av å ha kontroll på sine digitale dataflyter allerede nå.
ViDA ble endelig vedtatt 11. mars 2025. Da det er snakk om en omfattende lovpakke, rulles den ut løpende for å gi næringslivet tid til å omstille seg. Her er noen av de viktigste tidsfristene: